Es erstaunt mich immer wieder, was einem alles als Projektmanagement-Software angedient wird. Manchmal habe ich den Eindruck, dass sobald ein Programm (oder ein Online-Dienst) Aufgaben verwalten kann, es gleich als PM-Lösung verkauft wird. Diese Verwirrung – oder manchmal auch irreführende Anpreisung – kann nur daher rühren, dass so mancher einfach nicht weiß, was Projektmanagement beziehungsweise ein Projekt ist.

Ich habe hier auf dem Blog schon einmal darauf hingewiesen, wiederhole es aber gerne noch einmal: Ein Projekt ist immer eine Ausnahme von der alltäglichen Arbeitsroutine. Ein Projekt hat ausserdem einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Das, was sowieso ihr immer wiederkehrender Job ist, also etwa die Buchhaltung, die laufende Produktion in einem herstellenden Betrieb oder die Kundenbetreuung ist kein Projekt.

Das Entwerfen und Bauen eines Hauses durch einen Architekten und ein Bauunternehmen ist hingegen sehr wohl ein Projekt, genauso wie die Entwicklung einer neuen Software oder die Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier. Ein Projekt hat also nicht nur einen Anfang und ein Ende, sondern ist auch noch einmalig (zumindest in den Rahmenbedingungen) und keine wiederkehrende Aufgabe.

Und was unterscheidet dann ein echtes Projektmanagement-Programm von einer noch so ausgeklügelten Aufgabenverwaltung? Ganz einfach: PM-Software unterstützt den Projektmananager nicht nur bei der Planung und Fortschrittskontrolle eines Projektes, sondern hilft ihm die Parameter Zeit, Ressourcen und Geld in Balance zu halten (vergl. auch das magische Dreieck des Projektmanagements: Zeit, Geld, Qualität).

Das heißt, man kann nicht nur zeitliche Abläufe planen und kontrollieren, sondern auch die einzusetzenden Ressourcen berücksichtigen. Ob aber auch die Kostenplanung und Kalkulation ebenfalls zum Leistungsumfang gehören muss, sei dahin gestellt, gute Lösungen wie etwa Merlin decken jedenfalls auch diesen Bereich ab.

Hinzu kommt die Verknüpfung von Abhängigkeiten nach dem Motto: Die Elektriker können die Leitungen erst dann verlegen, wenn die Wände aufgebaut sind. Will heißen: Die Software warnt, bzw. verschiebt automatisch abhängig nachfolgende Aufgaben wenn die vorangegangenen nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können.

Das alles bedeutet freilich nicht, das Software- und Online-Lösungen, die unter dem Label Projektmanagement laufen ohne die oben genannten Anforderungen zu erfüllen per se schlecht sind. Im Gegenteil. Viele davon sind sogar sehr gut und nützlich. Nur handelt es sich eben nicht um Projektmanagement-Software im eigentlichen Sinne.