Getting Things Done! Wer möchte das nicht? Und so feiert der amerikanische Berater David Allen weltweit Erfolge mit seiner Zeitmanagement-Methode GTD oder eben ausgeschrieben: Getting Things Done. Die Methode basiert im wesentlichen darauf, dass man alle zu erledigenden Aufgaben aus dem Kopf kriegen muss und sie deshalb am besten in kontextbezogene Aufgabenlisten auslagert. Diese kann man dann zu gegebener Zeit abarbeiten.
GTD funktioniert sowohl auf Papier (man braucht dazu kaum mehr als einen Ordner mit 43 Fächern!), als auch mit Computer-Hilfe. Gerade für den Mac gibt es eine geradezu endlose Zahl von Programmen, die den Anwender bei seinen Versuchen sein Leben per GTD zu meistern unterstützen sollen.
Das Problem: David Allen definiert alle GTD-Elemente, die aus mehr als einer Aufgabe bestehen als Projekte. Und so mag mancher glauben, dass ein GTD-Programm auch zum Projektmanagement taugt. Nun mag ich nicht bestreiten, dass es im Universum den einen oder anderen Künstler gibt, der mit einem GTD-Programm auch umfangreiche Projekte managen kann. Aber das richtige Tool für echtes Projektmanagement ist GTD mit Sicherheit nicht.
Zunächst einmal wissen wir alle, dass Projektmanagement weit mehr als die Organisation und Abarbeitung von Aufgaben ist. Nicht umsonst gibt es dafür eine Norm (DIN 69901) und diverse maßgebliche Institutionen, wie etwa das PMI oder in Deutschland die GPM.
Eine gängige Definition für Projekte im Sinne des Projektmanagements lautet: „Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses“. Eine andere schöne Definition liefert Wikipedia: „Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs-und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Kosten und Ressourcen ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt.“
Mir persönlich gefällt besonders die letztere Definition. Denn da steckt auch alles drin, was ein echtes Projektmanagement-Programm leisten muss: Nämlich zu helfen das Magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Ressourcen zu bändigen. Dafür benötigt es Funktionen nicht nur für die Zeit-, sondern auch für die Kosten- und Ressourcenplanung bzw. Verwaltung. Mit einem GTD-Programm wird man da nicht weit kommen!
Als Laie muss ich mal nachfragen: Wie bezeichnet man einen sich WIEDERHOLENDEN Ablauf von Prozessen, wenn Projekte als EINMALIGER Prozess bezeichnet werden?
@Marcus: Eine sehr gute Frage! Es kommt auf die Definition des Begriffs an, bzw. was man unter einem Prozess verstehen möchte. Im Rahmen des Projektmanagements versteht man unter einem Prozess alle zusammenhängenden Aktionen und Vorgänge, die der Entstehung einer Dienstleistung oder eines Produktes dienen.
Weiterhin könnte man auch sagen, dass nach Abschluss eines Projektes ein Prozess entstehen kann. Das Aufsetzen der Fertigung für ein neues Produkt ist ein Projekt. Dessen spätere Fertigung, basierend auf den Ergebnissen des Projektes ist dann ein Prozess. In diesem Fall ist wesentlich, dass Projekte vom Projektmanager bzw. einem Projektteam erarbeitet und gemanaged werden, Prozesse hingegen von den entsprechenden Fachabteilungen durchgeführt werden. Logisch, dass es sich in der Praxis dabei um die selben Personen handeln kann, nur deren Funktion ist jeweils anders.
Was sagen die anderen dazu?
Wäre es möglich Merlin auch als GTD-System zu verwenden?
Wenn ja – Wie?!
@georg: Ein klares Jein! Theoretisch ist es möglich, aber in der Praxis vermutlich nicht wirklich sinnvoll. Aber ich werde mich ein wenig umhören, ob jemand schon eine entsprechende Vorlage dafür gebastelt hat.
Danke für die Klarstellung. In meinen Workshops weise ich stets darauf hin, dass David Allen „Projekte“ in einem anderen Sinn definiert als das klassische Projektmanagement. Er versteht darunter Aufgaben, die innerhalb eines Jahres zu erledigen sind und aus mehr als einem Handlungschritt bestehen. Auf diesen Unterschied weist er übrigens auch selbst hin.
Dennoch halte ich GTD für eine wertvolle Ergänzung zum klassischen Projektmanagement. Aber es ist beileibe kein Ersatzl.
MfG Stephan List
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