Wie zeitgemäß ist die E-Mail und gibt es Ersatz dafür?

Apple E-Mail-IconAngesichts der viel beschworenen Zeiten von Enterprise 2.0 darf man sich die Frage stellen, ob E-Mail überhaupt noch ein zeitgemäßes Kommunikationstool ist. Immerhin handelt es sich dabei um eine der ältesten Netz-Anwendungen, die wir kennen. E-Mails rasten schon in den frühen 60er-Jahren durch die ersten Rechner-Netzwerke.

Zurück zum Thema: Ich muss zugeben, dass mich E-Mail nervt. Da wäre zunächst einmal das Spam-Problem. Auf meinem Server habe ich Accounts, auf denen Tag für Tag um die 150 Spam-Mails eingehen. Ja, ich habe Spam-Filter installiert. Aber es bleibt trotzdem das Problem, dass noch viel zu viele ungewollte E-Mails durchrutschen. Schlimmer noch, im Gegenzug bleiben immer wieder Mails, die kein Spam sind im Filter hängen. Das führt dann zu Verwirrungen und Ärger: „Haben Sie meine E-Mail nicht bekommen…?

Am schlimmsten finde ich aber, dass E-Mail immer wieder für Diskussionen verwendet wird, die mit diesem Tool in Wirklichkeit kaum zu bändigen sind. Sie kennen das: Einer schickt einen Vorschlag per Mail an das ganze Projekt-Team. Garantiert ist einer dabei, der dann einen ganz tollen Beitrag leistet, ihn aber nicht „An alle“ sendet. Oder zwei Rezipienten antworten fast zeitgleich und schon hat man das schönste Chaos. Welche Mail ist denn jetzt die aktuellste, auf welche muss ich antworten?

Hinzu kommen die klassischen Benutzerfehler: E-Mails werden in Ordner verschoben und dann vergessen. Gigantisch grosse Anhänge werden herumgeschickt, gerne Powerpoint-Präsentationen mit einer Größe von mehreren MegaByte. Und das Beste ist, irgend jemand schickt garantiert einen Anhang, den die Hälfte des Teams gar nicht öffnen kann, weil sie die entsprechende Applikation nicht haben.

Das interessante ist, das es immer noch keinen Ersatz bzw. Nachfolger für die E-Mail gibt. Sicher, für die Kommunikation mit meinen Freunden und Kollegen nutze ich Direct-Messages in Twitter. Doch das ist eher ein Ersatz für iChat, Skype und ICQ. Und Google-Wave? Nun ja, sicherlich ein interessantes Konzept. Es könnte einige der oben genannten Probleme lösen. Aber es hat sich noch nicht durchgesetzt und wird es vermutlich auch nicht.

Auch Andrew Filew vom Blog Project Management 2.0 hat sich darüber Gedanken gemacht und eine gute Präsentation zu diesem Thema zusammengestellt. Letztendlich wird man wohl um E-Mail auch in Zukunft nicht herumkommen. Ihre größten Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen: Akzeptanz und Plattform-Unabhängigkeit.

Hier geht es zur Präsentation:

2 Gedanken zu „Wie zeitgemäß ist die E-Mail und gibt es Ersatz dafür?

  1. Es vergeht im aktuellen Projekt keine Woche, in der nicht Mailstürme losgetreten werden, in denen keine konkreten Aufgaben zur Debatte stehen, sondern jeder ungerichtet ein kleines Informationshäppchen und neue Fragen beisteuert. In der Praxis heißt das: Aufstehen, drei Minuten zu den Kollegen laufen und dort den Punkt vor Ort klären bzw. das Problem lösen. Im Zweifelsfall nimmt man den/die Kollegen mit und klärt in kleiner Runde in der Kaffeeecke.

    Das passt natürlich nicht für alle Projekte. Gerade bei verteilten Teams bin ich an der Stelle Fan einer gut moderierten Telefonkonferenz mit den notwendigen Teilnehmern, d.h. NICHT jedem der gerne mitreden möchte.

    Persönlich arbeite ich mich immer in zwei Schritten mehrfach am Tag durch meine Mail. 1. Irrelevantes löschen/archivieren und 2. wichtige Mails in einem Zug bearbeiten. Das löst einige Probleme.

    @Frank: Der Apple-Mailfilter ist trotz Neuinstallation im Rahmen von Snow Leopard ziemlich fix und korrekt bei mir. False Positives habe ich glücklicherweise extrem selten.

  2. Ein wirklich interessanter Gedankengang. Ich kann die entsprechenden bedenken teilen. Wer einmal einen externen oder internen Kontakt versucht hat zu überzeugen, die Kommunikation über „ein“ spezielles Tool zur optimierten Projektkommunikation zu verwenden wird schnell eben die entsprechenden Grenzen gewahr. Und an mancher Stelle sieht es inzwischen fast aus, wie in einer Kommandozentrale, ob der ganzen verschiedenen IM-Tweet-Wellen etc. Systeme, mit denen man den Kontakt Kunden- bzw. in unserem Fall Teilnehmerorientiert durchführt.

    Doch für eine Neuerung mag ich „gewagt“ eine Lanze brechen. Gerade, was unseren Projektmanagement – Einsatz angeht habe ich den Charme von Feeds schätzen gelernt. Immerhin kann man hier (on demand) Dokumente so ablegen, dass die Mitwirkenden (Mitarbeiter sind es hier ja nicht wirklich) ihrem Modus entsprechend auf dem Laufenden gehalten werden können zu einem Zeitpunkt, der ihrem Workflow entspricht, und ohne die dreißigste Mail mit ähnlichem Attachment zu bekommen. Das fände ich in der Server Version schon einmal einen charmanten Weg. Zumal sich mittlerweile RSS-Feeds ja inzwischen standardisiert mit Passwort versehen lassen.

    Es ist übrigens spannend, die Thematik einmal aus dem Anwendungsfeld des PM zu sehen und nicht nur aus dem Prosumer Blickwinkel.

    Beste Grüße von den Podcastern aus Koblenz

    Andreas Auwärter

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