Bessere Meetings – 22 Minuten sind genug!

PDF zum Anschauen. Wer dieses Blog regelmäßig liest, weiss dass ich kein Freund von Meetings bin: Sie sind in aller Regel uneffektiv und stehlen uns wertvolle Zeit, die wir eigentlich viel nutzbringender verwenden könnten. Jetzt bin ich bei Selbstadministration auf ein wunderbares Video von Nicole Steinbok gestossen, das einen guten Ausweg bietet: Das 22-Minuten-Meeting.

Die Grundidee: Meetings dauern viel zu lange, weil die Zeitvorgabe im weltweit meist verwendeten Kalenderprogramm – nämlich Microsoft Outlook – 30 Minuten beträgt. Wir Mac-User sind da sogar noch schlimmer dran, die Standardvorgabe im Apple-Kalenderprogramm beträgt nämlich eine satte Stunde. Für die meisten Meetings viel zu lang.

Es lohnt sich, das fünfminütige Video anzuschauen, schon weil es so unterhaltsam ist. Das im Vortrag angesprochene Poster gibt es übrigens hier. Ergänzend dazu gibt es auch eine Facebook-Seite und ja, es gibt auch schon eine Gegenreaktion: Das 45MinuteMeeting. 😉

Weiterlesen

Meetings sind Zeit- und Geldverschwendung. Es sei denn…

Als selbständiger Berater staune ich nicht selten über die Meeting-Wut in deutschen Unternehmen. Gefühlt wird da wegen jeder Nichtigkeit ein Meeting einberufen. Die Ergebnisse sind meist mager und jeder scheint froh zu sein, wenn das Meeting endlich zu Ende ist und man wieder an die „richtige“ Arbeit gehen kann. Keine Frage: Meetings sind ein Zeitkiller, häufig unnötig und damit reine Geldverschwendung.

Wenn ich in einem Meeting sitze, bei dem es nicht so recht voran zu gehen scheint, mache ich mir den Spaß auszurechnen, wie viel Geld die Firma gerade zum Fenster hinausschmeißt. Nach dem Motto, geschätztes Gehalt der  Teilnehmer mal verstrichene Zeit ist gleich Meeting-Kosten. Zugegeben, eine stark vereinfachte Rechnung. Aber wenn die Firma statt dieses Meeting abzuhalten gleich das Geld auf mein Konto überwiesen hätte… Nun ja, ich hätte schon längst ausgesorgt. 🙂

Spaß bei Seite! Meetings müssen manchmal sein. Aber dann sollten sie auch effektiv geführt werden.

Dazu braucht man lediglich:

  1. Eine klare Zieldefinition: Was soll in dem Meeting erreicht werden?
  2. Ein klare Agenda und eine saubere Protokollführung, damit die Ergebnisse des Meetings a) sichtbar werden und b) nachvollziehbar sind.
  3. Eine Zeitvorgabe, die auch eingehalten wird. Und immer dran denken: In der Kürze liegt die Würze!
  4. Eine Teilnehmerliste die möglichst knapp gehalten ist. (Muss dieser oder jener Mitarbeiter wirklich dabei sein, oder reicht es, wenn man ihm bzw. ihr das Meeting-Protokoll weiterleitet?

Ergänzend dazu:

  • Sorgen sie für einen gut durchlüfteten Meetingraum. Spätestens nach einer Dreiviertelstunde ist in vielen Konferenzräumen die Luft so dick, dass kaum noch jemand zu einem zielführenden Gedanken fähig ist. Das Meeting zieht sich dann unnötig in die Länge und die Produktivität tendiert gegen Null.
  • Am effektivsten sind Meetings dann, wenn sie im Stehen abgehalten werden. Das funktioniert natürlich nur in gewissen Grenzen, was die Zahl der Agendapunkte (Meetinglänge) und Teilnehmer betrifft. Aber dann ist der Sinn des Meetings generell zu hinterfragen.

TIM, Time is Money Meetingkostenuhr (Bild: http://www.bringtim.com/)Wenn Sie allerdings zu den leidtragenden Mitarbeitern gehören, die keine Macht haben die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu ändern, dann stellen Sie doch einfach mal TIM, die Meetingkosten-Uhr auf den Konferenztisch. Sie ersparen sich dann das Ausrechenen der Meetingkosten im Kopf, so wie ich es mache. Ausserdem sieht dann jeder Teilnehmer inklusive des Chefs, was die Kostenuhr geschlagen hat. (Auch wenn TIM leider offenbar nur in der Lage ist, Dollarbeträge anzuzeigen…)