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Merlin 101: MS Project XML-Format

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Nicht nur Merlin bevorzugt das MS Project XML-Format als Exportformat zu MS Project, sondern auch Microsoft selbst empfiehlt den Gebrauch dieses aktuellen Formats bei Projektdateien. Daher sollten immer wenn möglich Projekte zwischen Merlin und MS Project mit dem MS Project XML-Format ausgetauscht werden. Es gibt hierzu eine Faustregel, wann man das veraltete MPX-Format für den Export zu MS Project benutzen muss: Bei allen MS Project-Versionen die älter sind als MS Project 2000 ist dies der Fall.

Export XML

Ein weiterer Vorteil für das Einlesen von XML-Dateien aus MS Project in Merlin ist die damit verbundene Übernahme von benutzerdefinierten Felder. Beim MPX-Format ist dies leider nicht möglich.

Tipp: Besserer CSV-Export in Merlin 2.7.6

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Seit letzten Freitag steht bekanntlich das aktuelle Merlin 2.7.6 zum Download bereit. Solch ein Service- oder Point-Release dient normalerweise lediglich dazu, kleine Korrekturen und Verbesserungen den Anwendern zu Gute kommen zu lassen. Dieses mal haben die Merlin-Entwickler aber auch eine kleine, dennoch feine neue Funktion integriert, über die sich viele Projektmanager freuen dürften.

Es geht um den so genannten CSV-Export. Damit lassen sich Merlin-Projektdateien so aufbereiten, dass sie sich beispielsweise von einem Tabellenkalkulations-Programm wie Excel lesen lassen. Das Problem dabei: Die Dauer eines Vorgangs wurde bislang alphanumerisch angegeben. Also beispielsweise „16 Tage“. Das ist zwar grundsätzlich richtig so, erschwert allerdings Projektmanagern die Weiterbearbeitung der Daten. Schließlich braucht Excel reine Zahlenfelder um mit ihnen rechnen zu können.

Merlin 2.7.6 erleichtert Ihnen jetzt die Arbeit, in dem Sie schon beim Export festlegen können, dass die Dauer auf Wunsch rein numerisch gespeichert wird. Zusätzlich können Sie auch noch die Einheit frei wählen. Von Sekunden, über Minuten und Stunden bis hin zu Tagen, Wochen, Monaten und Jahren.

Und so geht’s: Unter Ablage/Exportieren… klicken Sie auf CSV. Hier steht Ihnen dann in der letzten Zeile das Auswahlfeld „Feste Einheit für Dauern“ zur Verfügung. Klicken Sie es an, wählen Sie die passende Einheit und schon kann es los gehen mit dem „rechnenden“ Export (siehe Bild unten).

Merlin-CSV-Export

Merlin 101: Text aus Projekten

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Für jeden Vorgang kann man in Inspektor Text Informationen eintragen.

Text Inspektor

Sollte der Text länger sein, ist die Spalte „Text“ und das Vergrößern der Zeilenhöhen nur bedingt hilfreich. Das Exportieren als CSV bietet sich hier an, aber mit dem AppleScript geht es noch komfortabler. Laden Sie das AppleScript und schon lassen sich die Text-Inhalte aus dem aktuellen Projekt auf die Festplatte zur weiteren Verwendung sichern.

Merlin 101: Kalenderausnahmen importieren

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In Merlin kann man Arbeitszeiten als Ausnahmen für Projekte festlegen. Wer sich bereits die Mühe ein Mal gemacht hat, entweder in Merlin oder einem Kalenderprogramm wie iCal einen solchen Kalender mit beispielsweise Feiertagen einzutragen, kann diesen ics-Kalender in die Merlin-Ausnahmen importieren.

Kalenderimport

Selektieren Sie das Projekt in der ersten Zeile der Gliederung, klicken Sie anschließend auf den Arbeitszeit Inspektor und dann auf das Zahnradsymbol bei Kalender. Hier steht Ihnen im Klappmenü die Option „Importieren„. Haben Sie bereits Ausnahmen erstellt, können diese auch mit der Option „Exportieren“ für weitere Projekte gesichert werden. Das gleiche Verfahren gilt selbstverständlich auch für Arbeitszeiten von einzelnen Ressourcen. Hierzu selektieren Sie eine Ressource im Zusatzbereich und rufen den Arbeitszeit Inspektor auf.

Tipp: Feiertage für Deutschland, Österreich und Schweiz sowie für einzelne Bundesländer oder Kantone lassen sich im Internet als fertige ics-Kalender finden und in Merlin verwenden.