Gestern habe ich zusammen mit einem Kollegen endlich ein lange geplantes Projekt zum Abschluss gebracht: Das Mediencamp webcific in München. So weit man das den Reaktionen entnehmen kann, waren wir auch noch halbwegs erfolgreich. Natürlich haben wir – wie bei fast jedem Projekt – wieder etwas neues gelernt. Unsere Erkenntnisse lassen sich auf jegliche Art von Veranstaltung, von der Inhouse-Messe bis zu Seminaren und Konferenzen übertragen.

1. Spare nicht am (kostenlosen) Essen. Das hält nicht nur Leib und Seele zusammen, sondern verhindert auch, dass die Besucher die Location verlassen, um sich ausserhalb der Veranstaltung zu verköstigen.
2. Das gleiche gilt natürlich auch für Getränke. Besonders wichtig: Jede Menge Wasser tagsüber, zum Abschluss darf es auch Bier sein. Das sorgt für einen lockeren Ausklang.
3. Sorge für eine ausreichende Beschilderung sowie einen gut sichtbaren und stets aktuellen Veranstaltungsplan. Nichts ist schlimmer, als Besucher, die sauer werden, weil sie deshalb einen Vortrag verpasst haben.
4. Jetzt wird es knifflig: Punkt Nummer 3 verletzt du automatisch, wenn du einen Vortrag länger laufen lässt, weil die Diskussion dort so spannend und kenntnisreich ist und deshalb der Zeitplan durcheinander kommt. Ich glaube aber, dass unsere Besucher gerade deshalb zufrieden waren, weil wir fast nie ein gut laufendes Refarat abgebrochen haben.
5. Vieles kann man nicht planen, Chaos liegt immer latent in der Luft. Vertraue dabei auf dein Publikum. Es findet sich immer einer, der das Heft in die Hand nimmt und ein Problem lösen kann.
6. Stelle dich gut mit allen wirklich wichtigen Personen an der Location. Also Security, Pförtner, Sekräterinnen der Gebäudeverwaltung etc. Das hilft beim Lösen auftretender Probleme. Immer!
7. Sorge für einen wirklich zentralen und gemütlichen Treffpunkt. Die Besucher werden die Möglichkeit zum Netzwerken und für das Socializing honorieren.