Schlagwort-Archive: Zeitmanagement

Zeitmanagement mit der Tomate

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In einem meiner letzten Postings vor Weihnachten habe ich die Zeitmanagement-Methode Pomodoro erwähnt, ohne sie genauer zu erklären. Das will ich jetzt schleunigst nachholen.

Ich bin kein großer Freund der diversen Zeitmanagement-Methoden vom Schlage Getting Things Done (GTD) und ähnlichen. Sie sind mir zu aufwendig und sie behindern mich eher, als das sie mir helfen. Eine Erfahrung, die ich in den mehr als zwanzig Jahren meines Berufslebens erst lernen musste.

Wie viele andere auch, habe ich mit dem Zeitmanagement anfangs große Schwierigkeiten gehabt. Das Einhalten von Terminen war für mich niemals leicht. Irgend wann einmal habe ich erfahren, dass der leider schon verstorbene Douglas Adams, einer meiner liebsten Schriftsteller, ein Prokrastinator vor dem Herrn war. Ihm wird das schöne Zitat „I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by“ zugeschrieben.

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IT-Projektmanagement der US-Regierung

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It-DashboardDie amerikanische Regierung meint es unter Präsident Barack Obama ernst mit Transparenz und Kostenkontrolle: Jeder Bürger soll sehen können, wie seine Steuergelder verwendet werden. Das zentrale Informationsmedium dafür ist die Website USAspendings.gov mit detailliertem Zahlenmaterial zu den Ausgaben der Regierung.

Seit dieser Woche müssen sich nun auch die IT-Projektmanager der verschiedenen Regierungsbehörden warm anziehen. Denn auf der neuen Website Federal IT-Dashboard kann genau verfolgt werden, wie gut oder schlecht sie ihre Projekte führen. Die Angaben auf der noch im Beta-Stadium befindlichen Site sind sind ziemlich detailliert, inklusive des Namens des zuständigen Projektmanagers und seines Fotos. Zu jedem Projekt wird beispielsweise angezeigt ob es im Zeitplan liegt, das geplante Budget einhält und wie hoch das Investment ist. Ausserdem gibt es ein allgemeines Rating zu jedem Projekt.

Jetzt müsste man nur noch die deutsche Bundesregierung dazu bringen, etwas ähnliches ins Netz zu stellen… Das folgende Video stellt das Federal IT-Dashboard ausführlich vor:

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Zeitmanagement: Aufgaben richtig priorisieren

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Probleme beim Zeit- und Aufgabenmanagement scheinen die Geißel der Menschheit zu sein. Zumindest lässt sich das aus dem großen Interesse an David Allens Getting Things Done, oder kurz GTD, erklären. Wer für den Mac ein Programm für die Aufgabenverwaltung sucht, findet fast ausschließlich irgendwelche GTD-Programme. Abgesehen davon, dass ich die GTD-Methode nicht besonders mag, wird hier häufig mit Kanonen nach Spatzen geschossen. Denn meistens gibt es einfach nur Probleme mit der Priorisierung von Aufgaben. Sprich, zu bestimmen was sofort getan werden muss, was man verschieben kann, was man delegieren sollte und was man einfach ignorieren darf.

Dabei hat, so sagt es zumindest die Legende, schon der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower eine geniale und schnelle Methode für die Priorisierung von Aufgaben gefunden. Das ABC-Prinzip nach Eisenhower. Und so geht’s:

Man braucht lediglich ein Koordinaten-System mit vier Quadranten und einer X-Achse „Dringlichkeit“ und einer Y-Achse „Wichtigkeit“ (siehe Bild). Das ist so einfach, dass man sie sich eigentlich nur vor seinem geistigen Auge vorzustellen braucht. Nun muss man nur noch alles, was zu erledigen ist, in dieses Koordinatensystem zu übertragen.

ABC-Prinzip nach Eisenhower

  • Wichtiges und Dringliches bekommt die Priorität A. Solche Aufgaben erledigt man sofort selbst.
  • Wichtiges, aber nicht Dringliches bekommt die Priorität B. Solche Aufgaben terminiert man auf einen späteren Zeitpunkt und erledigt sie ebenfalls selbst.
  • Dringliches, aber weniger Wichtiges bekommt die Priorität C. Das delegiert man.
  • Unwichtiges und nicht Dringliches ignoriert man einfach. Das sind die Zeitfresser, die unsere Zeit- und Energie verschwenden. Weg damit!

Auch Blogger-Kollege Andreas Heilwagen hat übrigens schon mal über das Eisenhower-Prinzip geschrieben. Allerdings mit einer leicht abweichenden Interpretation.