Die Frage ist berechtigt. Wann sollte man eine Datei als Element kopieren und wann verknüpfen? Wo liegen genau die Unterschiede? Zunächst ein kleiner Überblick zum Dateielement. Merlin kennt fünf verschiedene Elementarten, diese muss man sich wie Anhänge bei E-Mails vorstellen. Alle Informationen und Dateien die während eines Projektes anfallen lassen sich als Elemente zu Vorgängen, Meilensteinen und Ressourcen zuweisen. Dies geschieht beispielsweise per Drag & Drop direkt in die Gliederung oder in den Gantt-Chart auf die entsprechenden Objekte.

Daraufhin fragt Merlin was mit dem Element geschehen soll. Es stehen drei Optionen zur Auswahl: Abbrechen, Kopieren und Verknüpfen. Nehmen wir an wir haben uns nicht vertan, somit bleiben nur noch Kopieren und Verknüpfen als mögliche Optionen.

Die Faustregel für die Unterscheidung zwischen Kopieren und Verknüpfen ist eigentlich simpel. Alle Elemente die statisch bleiben während des gesamten Projektes, können verknüpft werden. Die Folge des Verknüpfen ist, dass die Dateien an ihrem ursprünglichen Ort bleiben und Merlin auf diese bei Bedarf zugreift. Sollte die Projektdatei an jemanden anders geschickt werden, müssen auch die verknüpften Dateien manuell mit der Projektdatei mitgesendet werden.

Alle Elemente die während des Projektablaufs geändert werden und somit dynamisch sind, sollten kopiert werden. Beim Kopieren wird ein Duplikat der original Datei direkt in die Projektdatei geschrieben, ab jetzt sollte man nur noch mit dem Duplikat arbeiten. Hierzu existieren im Inspektor zwei entsprechende Knöpfe. Dies hat einen Vorteil, die Änderungen an der Datei werden mittels einer Versionierung geführt. Zudem wird das Dateielement automatisch, da es in der Projektdatei enthalten ist, mitgeschickt.