Es gibt Projekte, die scheinen von Anfang an unter einem schlechten Stern zu stehen: Stakeholder mit gegensätzlichen – oder noch schlimmer, gar keinen – Interessen, Projektbeteiligte, die über die halbe Republik verteilt sind und damit es so richtig Spaß macht, ein viel zu niedriges Budget. Was tut man in solchen Fällen?

Zur Zeit habe ich genau ein solches Projekt an der Backe. Für mich bedeutet das zunächst vor allem eines: Mein Reise-Budget bis an seine Grenzen und darüber hinaus zu dehnen und von Stakeholder zu Stakeholder zu reisen. Dabei mühselige Überzeugungs-Arbeit leisten und ein Team bilden, das ursprünglich gar keines sein wollte.

Es zeigt sich, dass Projektmanagement in der Anfangsphase vor allem eines ist: PR für die eigene Sache. Allein die Tatsache, dass sich einer die Mühe macht persönlich vorbei zu schauen und mit guten Argumenten kommt, wird honoriert.

Gut! Jetzt habe ich also ein mehr oder weniger virtuelles Stakeholder-Sammelsurium. Wie bekommt man nun aber diesen „Sack Hummeln“ (jeder zieht in seine eigene Richtung) unter Kontrolle? Ich habe mich zunächst einmal für ein Online-Tool entschieden und es scheint zu wirken. Es ist nahezu egal, welches Tool man verwendet, ob es nun Google-Apps, Zoho oder wie in unserem Fall Zcope ist.

Entscheidend ist vor allem eines: Die Schaffung eines gemeinsamen Platzes zum Hinterlegen von Dokumenten und Ideen, also ein virtueller Treff- und Identifikationspunkt. Wichtig dabei ist, dass diese Online-Tools nicht ein dezidiertes Projektmanagement-Programm ersetzen können und auch nicht sollen. Auch wenn sich manche davon mit dem Label „Projektmanagement“ schmücken, ein Ersatz für ein Programm wie Merlin sind sie keinesfalls.

Jetzt, da die Stakeholder also an einem Strang ziehen – oder zumindest das Projekt tatsächlich unterstützen – steht die nächste Mammut-Aufgabe an: Die Realisierung des Projektes im Rahmen des Budgets. Aber das ist wieder eine andere Geschichte.