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Formale Methoden und Erwartungs-Management in Projekten

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Das beliebteste Thema in angelsächsischen Projektmanagement-Publikationen und Blogs scheinen mir Listen mit Gründen für das Scheitern von Projekten zu sein. So auch wieder mal auf dem von mir eigentlich geschätzten ProjectSmart-Blog, wo man dieses mal gleich 15 Gründe ausgemacht hat. Darunter sind wie immer die üblichen Verdächtigen, von der dürftigen Zieldefinition bis hin zu fehlerhaften Zeit- und Ressourcen-Einschätzung.

Zwei Gründe allerdings finde ich bemerkenswert:

  • „Keine Anwendung formaler Methoden und Strategien„. Darüber lässt sich trefflich streiten. Ich kenne Menschen, die noch nicht einmal auf die Idee kämen sich Projektmanager zu nennen, die aber dennoch Projekte von beklemmender Komplexität unter höchstem Zeit- und Ressourcendruck problemlos und ohne jegliche formale Methode oder Strategie stemmen. Beispielsweise in der Gastronomie oder im Sozialwesen. Und wo bleibe die Innovation (siehe beispielsweise agiles Projektmanagement) wenn alles streng formal abliefe?
  • Wirklich gut und den einen oder anderen Gedanken wert finde ich den Grund „Ungenügendes Erwartungs-Management„. Tatsächlich ist das etwas, auf das man als Projektmanager meiner Meinung nach besonderes Augenmerk richten sollte. Denn häufig ist es doch so, das ein Projekt „überverkauft“ (also sehr optimistisch angepriesen) werden muss, damit es vom Management grünes Licht erhält. Das weckt natürlich Erwartungen, die am Ende unter Umständen nicht erfüllt werden können. Mit dem Ergebnis, dass das Projekt als gescheitert betrachtet wird, obwohl es sehr gut seinen geplanten Zweck erfüllen würde. Und wie verhindert man das? Natürlich durch eine saubere Zieldefinition und eine beständige und ehrliche Kommunikation mit den Stakeholdern.

Ãœber Erfahrung und Routine

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Kürzlich habe ich das Management-Team eines kleinen, aber feinen Start-Ups kennen gelernt. Die Firma steht kurz vor dem Produkt-Launch. Dem entsprechend geht es drunter und drüber. Die Manager sind auf ihrem jeweiligen Gebiet alte Hasen. Sie haben in den letzten Jahren führende Aufgaben in zig Unternehmen inne gehabt, haben Marken aufgebaut und Märkte erobert. Man merkt, dass das Team weiß, was es tut.

Das Projekt, an dem sie mit Hochdruck arbeiten, heißt Produkt- und Marken-Launch. Deadline ist der Beginn des Weihnachtsgeschäfts. Es ist das reinste Chaos. Und trotzdem verläuft mehr oder weniger alles nach Plan. Trotz Pannen in der Entwicklung, Verzögerungen in der Produktion und Logistik-Problemen sind alle Beteiligten Guter Dinge, dass letztendlich alles klappt. Interessanterweise auch ich.

Woran das liegt? Das habe ich mich auch gefragt. Es scheint die Fähigkeit der agierenden Personen zu sein, sich auf das Wesentliche fokussieren zu können. Auf einen Blick entscheiden zu können, was gerade wichtig ist und das Projekt voranbringt und was liegen bleiben kann. Klar, der Projektplan ist in dieser letzten Phase Makulatur. Alles läuft in einer Art Trance ab, gelernte Automatismen haben die Herrschaft übernommen. Dinge gehen schief und Termine werden nicht eingehalten aber es geht halt auch nicht anders, es gibt keine Alternative. Der Punkt ist, dass die wirklich wichtigen Aspekte trotzdem die ihnen gebührende Beachtung bekommen. Die unwichtigen hingegen werden ignoriert. Für manchen beteiligten Dienstleister, in diesem Fall auch mich, kann das ärgerlich sein, weil man selbst in die Bredouille gerät. Das muss man ab haben.

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Zeichen für das Scheitern eines Projekts

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Wenn ein Projekt schief gehen kann, dann geht es schief. Das interessante dabei ist, dass man als Projektmanager schon sehr früh spürt, ob ein Projekt zum Scheitern verurteilt ist oder nicht. Entsprechende Symptome machen sich meistens schon sehr früh bemerkbar. Das können beispielsweise sein:

  • Niemand fühlt sich für das Projekt richtig verantwortlich.
  • Kompetenzen sind nicht klar geregelt.
  • Die Stakeholder und Team-Mitglieder sind vor allem auf ihren eigenen Vorteil bedacht (Standing in der Firma), den anderen wird kein Erfolg gegönnt.
  • Niemand möchte sich „aus dem Fenster lehnen“, selbst triviale Entscheidungen werden in der Hierarchie eskaliert, es herrscht eine Atmosphäre der Angst vor.
  • Das Projektziel ist nicht klar definiert.
  • Die bereitgestellten Ressourcen sind nicht ausreichend.
  • Die Zeit ist zu knapp bemessen.

Die interessante Frage für mich ist, wie man als Projektmanager darauf reagiert? Läuft man sehenden Auges ins Verderben oder kann man schon in der Frühphase das Ruder herumreissen? Und wenn ja, wie macht man das?

Klar, die Aufgabe des Projektmanagers ist es, die Rahmenbedingungen zu prüfen und notfalls zu korrigieren, also den Erfolg des Projektes zu gewährleisten. Spürt er also, dass etwas nicht stimmt, muss er rechtzeitig auf den Tisch hauen und Korrekturen einfordern bzw. umsetzen.

In der Realität freilich, ist das leichter gesagt, als getan. Es gibt Unternehmen, die sind in ihren Strukturen so verkorkst, dass man besser einen Projektauftrag ablehnt, als sich darauf einzulassen.

Bas de Baar behandelt in seinem letzten Podcast ebenfalls unter anderem das Thema „Zeichen für das Scheitern von Projekten“. Hier ist ein kleiner Ausschnitt:

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