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Kanban ganz kurz erklärt

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In einem früheren Posting habe ich versprochen, hier auf MacPM Kanban vorzustellen. Kanban kommt, wie viele andere neuartige Produktions-, Management- und Organisations-Ideen aus dem Toyota-Produktionssystem und dient der Organisation der Just-in-time-Produktion. Es bedeutet wörtlich übersetzt „Signalkarte“. Doch die Kartenidee hat im (Software-) Projektmanagement ausgedient, statt dessen wird mit Klebezetteln bzw. Haftnotizen gearbeitet. Die Idee ist folgende:

An einem Kanban-Board, das kann eine Tafel oder ein Whiteboard sein, werden die Prozessschritte (z.B. Planung, Programmierung, Implementation, Roll-out, etc. ) in Spalten angeordnet. Die Anforderungen, sprich Aufgaben, Features oder – Scrum lässt grüßen – Userstories werden horizontal angeordnet. Das heißt, das Kanban – sprich die Haftnotiz – wandert von Spalte zu Spalte bis der Aufgabe erledigt ist.

Damit die Teamarbeit reibungslos klappt, empfiehlt sich für jede Spalte eine zusätzliche „Erledigt“-Spalte. Diese hat unter anderem die Aufgabe, quasi als Auffangstation oder Zwischenspeicher zu dienen. Das ist notwendig, denn jede Station (repräsentiert durch die jeweilige Spalte) holt sich a) das Kanban selbst aus der vorhergehenden Spalte (Pull-Prinzip) und b) nur dann, wenn es Kapazitäten frei hat. Diese Kapazitäten werden vorher festgelegt. Mit anderen Worten: Man sieht sofort ob es Engpässe gibt und wenn ja, wo sie liegen. Nämlich dort, wo sich die Kanban-Zettel häufen.

Wichtig: Kanban ist keine Projektmanagement-Methode, sondern lediglich eine Organisationsform – quasi eine getunte To-do-Liste – und kann dem entsprechend mit Projektmanagement-Methoden wie etwa dem guten alten Wasserfall oder Scrum kombiniert werden. Klar, dass daraus sofort der Begriff Scrumban entstanden ist.

Kanban macht gerade in letzter Zeit nicht nur im Projektmanagement Furore, sondern auch als Tool für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement. Das heißt dann Personal Kanban und ist quasi eine abgespeckte Form des Ganzen. Mehr dazu in einem späteren Blog-Posting).

Zugegeben, das hier ist eine arg verkürzte Beschreibung von Kanban. Falls Sie mehr darüber wissen wollen, hier ein paar deutschsprachige Ressourcen:

Update, Juli 2018: Die Projektmanagement Software Merlin Project unterstützt nun – seit der Version 5.x – das Kanban-Konzept zusätzlich zu den traditionellen Projektmanagement Wasserfall-Methoden. Der Anwender muss sich nicht für eine Vorgehensweise entscheiden. Das Programm macht es einfach bei Bedarf die zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen mit einander zu kombinieren. Laden und testen Sie die macOS app jetzt…

Projektmanagement zwischen Hierarchie und Selbstorganisation

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Noch nie war die Wirtschaft so schnelllebig wie heute. Produktzyklen werden schon längst nicht mehr in Jahren, sondern in Monaten und in Einzelfällen sogar in Wochen gemessen. Es gilt, nicht nur schneller, sondern auch innovativer als der Mitbewerb zu sein. Starre Hierarchien erweisen sich dabei oft als Hindernis. Denn Innovationskraft und optimale Arbeitsstrukturen können nicht immer von oben herab verordnet werden. Auf der anderen Seite ist die Selbstorganisation eines profitorientierten Unternehmens auch nicht unbedingt der Weisheit letzter Schluss. Es müssen Ziele vorgegeben und Vorgänge kanalisiert werden.

Modernes, erfolgreiches Management muss sich deshalb zwischen hierarchischer „Diktatur“ und kreativem Chaos bewegen. Im Projektmanagement sind das beispielsweise agile Methoden, wie etwa Scrum. Oben steht die Hierarchie („Entwickelt mal das Produkt XYZ“) und unten die Selbstorganisation („Wir entwickeln unseren Backlog selbst, und planen die Iterationen nach unseren Vorstellungen“).

Aber wo sind die Grenzen und wer sagt, dass nicht doch eines der beiden Extreme, also Diktatur oder vollständige Selbstorganisation, der erfolgreichere Weg ist? Schauen wir uns Unternehmungen als Ganzes an, beispielsweise unser aller Lieblings-Hardware- (und Software-) Hersteller Apple. Ein ausgesprochen hierarchisches und mit strenger, fast diktatorischer Hand, geführtes Unternehmen. Aber: Erfolgreicher als Apple kann man vermutlich momentan gar nicht sein.

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Lessons learned: Konferenz organisieren

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Gestern habe ich zusammen mit einem Kollegen endlich ein lange geplantes Projekt zum Abschluss gebracht: Das Mediencamp webcific in München. So weit man das den Reaktionen entnehmen kann, waren wir auch noch halbwegs erfolgreich. Natürlich haben wir – wie bei fast jedem Projekt – wieder etwas neues gelernt. Unsere Erkenntnisse lassen sich auf jegliche Art von Veranstaltung, von der Inhouse-Messe bis zu Seminaren und Konferenzen übertragen.

  1. Spare nicht am (kostenlosen) Essen. Das hält nicht nur Leib und Seele zusammen, sondern verhindert auch, dass die Besucher die Location verlassen, um sich ausserhalb der Veranstaltung zu verköstigen.
  2. Das gleiche gilt natürlich auch für Getränke. Besonders wichtig: Jede Menge Wasser tagsüber, zum Abschluss darf es auch Bier sein. Das sorgt für einen lockeren Ausklang.
  3. Sorge für eine ausreichende Beschilderung sowie einen gut sichtbaren und stets aktuellen Veranstaltungsplan. Nichts ist schlimmer, als Besucher, die sauer werden, weil sie deshalb einen Vortrag verpasst haben.
  4. Jetzt wird es knifflig: Punkt Nummer 3 verletzt du automatisch, wenn du einen Vortrag länger laufen lässt, weil die Diskussion dort so spannend und kenntnisreich ist und deshalb der Zeitplan durcheinander kommt. Ich glaube aber, dass unsere Besucher gerade deshalb zufrieden waren, weil wir fast nie ein gut laufendes Refarat abgebrochen haben.
  5. Vieles kann man nicht planen, Chaos liegt immer latent in der Luft. Vertraue dabei auf dein Publikum. Es findet sich immer einer, der das Heft in die Hand nimmt und ein Problem lösen kann.
  6. Stelle dich gut mit allen wirklich wichtigen Personen an der Location. Also Security, Pförtner, Sekräterinnen der Gebäudeverwaltung etc. Das hilft beim Lösen auftretender Probleme. Immer!
  7. Sorge für einen wirklich zentralen und gemütlichen Treffpunkt. Die Besucher werden die Möglichkeit zum Netzwerken und für das Socializing honorieren.