Problemprojekte: Unklare Ziele, unklare Aufträge

Stefan Hagen hat auf seinem Blog die aktuellen Zwischenergebnisse seiner Umfrage „Herausforderungen im Projektgeschäft“ veröffentlicht. Ich weiß noch nicht so recht, ob mich das Ergebnis einfach nur wundert, oder ob ich es – angesichts eigener Erfahrungen – eigentlich nicht genauso erwartet habe. Denn die größte Herausforderung ist laut Stefans Auswertung mit weitem Abstand: „Unklare Projektziele, unklare Aufträge„.

Man könnte ja nun meinen, dass man es in Unternehmen mit vernunftbegabten Wesen zu tun hat, die ihren Job verstehen oder zumindest definieren können, was und wie es getan werden soll. Aber weit gefehlt: Die Realität sieht so aus, dass Projekte – zumindest was meine Erfahrung betrifft – schon in der Definitionsphase zum Scheitern verurteilt sind.

Beruflich habe ich es sehr häufig mit Web-Projekten zu tun. Ich kann schon gar nicht mehr zählen, wie oft mir ein Projekt mit ungefähr folgendem Auftrag angedient wurde: „Wir wollen für unsere Kunden/Mitarbeiter/Anwender eine Community aufbauen. Am besten so etwas wie Xing.

Erst auf Nachfrage stellt sich heraus, dass man sich weder Gedanken gemacht, ob eine Community für die anvisierte Zielgruppe überhaupt Sinn machen würde, dass es keine Kommunikationsstrategie gibt und dass man die neuesten Entwicklungen in Punkto Social Media mit Trend in Richtung dezentraler Communities, aka soziale Netzwerke, vollkommen ausser Acht gelassen hat.

Dass ganze soll dann auch noch mit einem winzig kleinen Budget, das man aus dem Marketingtopf abgezweigt hat, realisiert werden. Ich sage dann meistens nur „Wenn ich so etwas wie Xing mit diesem Budget realiseren könnte, dann hätte ich das schon längst getan und würde mich jetzt irgendwo in der Karibik am Strand wälzen. Oder, wie Xing-Gründer Lars Hinrichs eine neue VC-Gesellschaft wie Hackfwd gründen…

Das schlimmste aber: Nicht selten lassen sich solche Leute nicht davon abhalten, solch ein Projekt dennoch zu starten. Eines davon ist nach meiner Kenntnis wegen Erfolglosigkeit gerade auf dem Prüfstand und wird wohl demnächst eingestellt werden, ein anderes steckt immer noch in der Planungsphase. Vermutlich wird es dort auch noch lange Zeit bleiben….

Merlin 101: Basiskosten

In Merlin ist es möglich unterschiedliche Kosten in der Planung festzuhalten und diese zu kalkulieren. Dadurch bekommt man einen guten Überblick über die anfallenden Gesamtkosten und das zugrunde liegende Budget im Projekt.

Im Finanzen Inspektor lassen sich so genannte Basiskosten eintragen. Dies sind Kosten, die direkt als Kostenpositionen zu den Vorgängen oder Elementen hinzugefügt werden. Damit können Sie bereits bei der Planung geschätzte Kosten eintragen oder während der Ausführung Kosten festhalten. Seien es Rechnungen oder neu angefallene Kosten währen der Projektdurchführung.

Finanzen Basiskosten

Selektieren Sie einen Vorgang bei dem Sie wissen, dass es eine Kostenposition geben wird, die beispielsweise 100,00 Euro beträgt. Wählen Sie im Inspektor das Register „Finanzen“ aus und tragen bei den Basiskosten 100 als Wert ein.

Basiskosten

Gibt es eine Abweichung während der Projektdurchführung zu den zuvor geplanten Basiskosten, tragen Sie in der Spalte „Wirklich“ manuell die neue Summe für die Basiskosten ein.

Basiskosten Anteilig A

Des weiteren lassen sich die Basiskosten mit einer entsprechenden Fälligkeit markieren. Darunter befindet sich auch eine „anteilige Fälligkeit“. Wird der Punkt Anteilig fällig gewählt, so kalkuliert Merlin die wirklichen Basiskosten automatisch anhand der prozentualen Erledigung des Vorgangs.

Basiskosten Fällig

Haben Sie zum Beispiel den Vorgang als zu 40% erledigt markiert, werden in unserem Fall 40 Euro fällig. Dies ist ein eleganter Weg um die wirklichen Basiskosten im Projektverlauf anhand des Erledigungsstands zu berechnen.

Ein Gedanke zum Thema Cloud Computing

Zur Information für Projektmanager, die auf der Suche nach dem nächsten SaaS-Anbieter sind. Nach § 11 Abs. 2 S. 4 BDSG muss der Kunde sich beim Dienstleister regelmäßig davon überzeugen, dass der die Daten hinreichend schützt, indem angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Die detaillierten Anforderungen des BDSG finden sich hier.

Das heißt im Endeffekt, man muss mindestens ein mal pro Jahr eine Reise zum Standort der Server bzw. des Serverbetreibers antreten und eine Audit vor Ort durchführen. Viel Spass bei den Reisen nach Indien, Litauen oder in die USA. Und es ist natürlich auch wichtig, diese Kosten in das Gesamtkonzept zu addieren.

IT-Projektmanagement der US-Regierung

It-DashboardDie amerikanische Regierung meint es unter Präsident Barack Obama ernst mit Transparenz und Kostenkontrolle: Jeder Bürger soll sehen können, wie seine Steuergelder verwendet werden. Das zentrale Informationsmedium dafür ist die Website USAspendings.gov mit detailliertem Zahlenmaterial zu den Ausgaben der Regierung.

Seit dieser Woche müssen sich nun auch die IT-Projektmanager der verschiedenen Regierungsbehörden warm anziehen. Denn auf der neuen Website Federal IT-Dashboard kann genau verfolgt werden, wie gut oder schlecht sie ihre Projekte führen. Die Angaben auf der noch im Beta-Stadium befindlichen Site sind sind ziemlich detailliert, inklusive des Namens des zuständigen Projektmanagers und seines Fotos. Zu jedem Projekt wird beispielsweise angezeigt ob es im Zeitplan liegt, das geplante Budget einhält und wie hoch das Investment ist. Ausserdem gibt es ein allgemeines Rating zu jedem Projekt.

Jetzt müsste man nur noch die deutsche Bundesregierung dazu bringen, etwas ähnliches ins Netz zu stellen… Das folgende Video stellt das Federal IT-Dashboard ausführlich vor:

Weiterlesen